Bewijsdossier voor zzp'ers: wat bewaar je om je zelfstandigheid te laten zien?

Waarom een dossier?

De vraag "ben je echt zelfstandig?" komt steeds vaker: van opdrachtgevers die vanaf 2027 meer risico lopen, en straks via de Zelfstandigenwet. Het antwoord is sterker naarmate je het met feiten kunt onderbouwen, vastgelegd op het moment zelf.

Checklist per onderdeel

1. Opdrachtgevers en opdrachten (zelfstandigentoets)

• Lijst van opdrachtgevers per kalenderjaar, met start- en einddatum per opdracht
• Per opdracht: directe opdrachtgever of via een bemiddelaar, en zo ja welke
• Offertes, opdrachtbevestigingen en overeenkomsten
• Facturen per opdracht, met je omzet per opdrachtgever

2. Voorzieningen (zelfstandigentoets)

• Polis en premiebetalingen arbeidsongeschiktheidsverzekering
• Pensioenopbouw (bijvoorbeeld lijfrente of pensioenrekening)
• Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering
• Rechtsbijstandverzekering

Het minimumbedrag dat telt, staat nog niet vast. Bewaar per jaar wat je uitgaf.

3. Bedrijfsvoering (zelfstandigentoets)

• KvK-uittreksel
• Btw-identificatienummer
• Aparte zakelijke rekening
• Je eigen facturen, met betaaltermijn

4. Werkwijze per opdracht (werkrelatietoets)

• Wie bepaalde de aanpak en volgorde van het werk?
• Waar werkte je, en waarom op locatie als dat zo was?
• Wie bepaalde je werktijden?
• Welk risico droeg je: vaste prijs, resultaat, herstel op eigen kosten?
• Gebruikte je eigen gereedschap, software of methoden?

Drie regels voor sterk bewijs

1. Leg vast terwijl het gebeurt. Een notitie met datum uit week 12 van een opdracht overtuigt meer dan een verklaring die je na afloop schrijft.
2. Zorg dat je het niet achteraf kunt aanpassen. Bewijs dat je ongemerkt kunt wijzigen, is zwakker. Een tijdstempel helpt.
3. Houd het deelbaar. Een opdrachtgever wil geen map met honderd mails. Eén overzicht per opdracht of per jaar werkt beter.

Zelf bijhouden of met een app?

Met een spreadsheet en een map kun je dit zelf bijhouden. Het lastige is de discipline: elke week, elke opdracht.

InterimBastion is daarvoor gemaakt. Je boekt je uren per opdracht; de app bouwt daaruit je overzicht van opdrachtgevers, je werkwijze per opdracht en de stand van beide toetsen op, met tijdstempels die achteraf niet te wijzigen zijn. Je deelt het met één link of PDF.